Как работи системата

Интелигентна обработка на документи

Системата обработва документи с различно качество, включително сканирани документи, снимки и документи със сложна структура.

При обработката се анализира цялото съдържание на документа. Ако на една страница присъстват няколко документа, системата се опитва автоматично да определи границите между тях и да обработи всеки поотделно.

За фактури и касови бележки се извършва детайлен анализ на всички редове и позиции, което е необходима основа за бъдеща работа с ДДС.

Системата не разглежда документа само като текст. Тя анализира съдържанието и разпознава стопанската операция. Например прави разлика между покупка на принтер, покупка на хартия, банкова такса, плащане на наем или плащане към доставчик. Това позволява по-точно автоматично формиране на счетоводни операции и по-добър контрол върху документацията.

Архив и корпоративна памет

След обработката се създава структуриран архив на организацията. Документите се разпределят по категории:

• банкови извлечения
• входящи фактури и касови бележки
• изходящи документи
• договори
• документи, свързани с персонала
• документи към държавни институции
• допълнителни документи и приложения

Отделно място заемат вътрешните разпореждания, пояснения и решения на управителя. Системата може да използва тези документи при последваща обработка и анализ, когато те не противоречат на счетоводните и законовите изисквания.

С натрупването на информация се формира контекст на организацията, който позволява по-точен анализ на новите документи.

Гъвкава архитектура

Системата е проектирана така, че да може да бъде адаптирана към различни държави и счетоводни стандарти. Технологията за обработка на документи остава една и съща. Променят се единствено правилата за счетоводно третиране, нормативните изисквания и използваният сметкоплан.

Как работи системата

Проследимост на данните

Всяка стойност, операция или счетоводен запис може да бъде проследен обратно до първоначалния документ. Системата съхранява връзка към изходния файл по време на целия процес на обработка.

Това позволява лесна проверка на произхода на информацията и бърз достъп до документа, от който са извлечени съответните данни. При обработка на големи документи информацията се разделя на логически части, като връзката към оригиналния файл се запазва.

Текущо състояние

Към момента системата вече изпълнява:

• автоматична обработка на първични документи
• изграждане на цифров архив
• формиране на счетоводни записвания
• контрол за липсващи документи
• експорт към счетоводен софтуер

Пълната поддръжка на ДДС е в активна разработка.